ふと訪れた喫茶スライドのマスターにプレゼンの極意について教えてもらうことになった製薬会社営業（MR）の会社員Yという設定でやっています。
あー！！資料完成したとおもったら「忍容性」って書くところを「認容性」って書いていた！！結構なページ数だし、あちこちにあって全部探して直さなきゃいけないよー（泣）
ひとつひとつ探して直していくおつもりですか？
だってそれしか方法がないじゃないですか。
いえ、誤記を探して直すのでしたら「検索」と「置換」という有効な機能がございますよ！
本当ですか？修正に1時間くらい覚悟していましたよ・・・。
「検索」と「置換」は資料内のキーワードを検索したり他の文言に差し替えたりできる機能です。文章校閲などをする側も、受ける側もこの操作を知っているだけで作業スピードはかなり速くなるでしょう。Yさんが今お悩みになっている誤記修正でしたら1分で解決しますよ。
よく誤記をしてしまうので、こんなうれしい機能はありません
今後も、仕事のスピードは速ければ速いほど評価されますし、ましてやまとめて確認や修正を行えるので資料の正確さもUPするという“知らなきゃ損”な機能なので詳しくご紹介していきますね。
本ページ閲覧者におすすめの本
「検索」の方法について
それではまず、「検索」の呼び出し方からご紹介していきます。2パターンあるのでお好きな方をお試しください。
- ホームタブ＞編集グループの「検索」
- Ctrl＋F
この「Ctrl+F」はOfficeソフトだけでなく、WEBサイト（Internet ExplorerやGoogle chromeなど）でも共通の「検索」ショートカットなので覚えた方がいいですよ。
パソコンを触る際に検索したいと思ったら、「Ctrl＋F」をとりあえず押してみる！という癖をつけるようにします。
呼び出したら検索ウインドウがでてくると思います。ここに検索したいキーワードを入力すれば検索することが出来ます。
検索ウインドウの下にある項目にチェックすればより詳細に検索が可能です。
- 「大文字と小文字を区別」：主に大文字と小文字の統一したい場合などに使用します（RIVERとRiver）
- 「完全一致する単語だけを検索する」：特定の文言を探す際に使用します。
- 「半角と全角を区別する」：主に全角と半角を統一したい場合などに使用（ドンブラコとﾄﾞﾝﾌﾞﾗｺ等）
「置換」の方法について
「検索ウインドウ」を利用して検索したら、ウインドウの右側に「置換」というボタンがあります。
これを押すと「置換ウインドウ」に移行します。
その際、「検索する文字列」に検索したときの文言が残るのでそのままその文言に修正が必要であれば「置換後の文字列」欄に置換したい文言を入力します。すると検索した文字が置換されます。
また、その検索したい文言をすべて差し替えたい場合は「すべて置換」をクリックするとすべての文言が置換されていきます。
また、「検索ウインドウ」を介さず直接「置換ウインドウ」を表示させたい場合は以下の2パターン方法がございます。
- 「ホームタブ」＞編集グループの「置換」
- Ctrl＋H
【置換】について
【すべて置換】について
私は基本的にはショートカットがあるものはショートカットを使いますが「置換」については、必ず「検索ウインドウ」から行うようにしています。理由として次に注意点にお伝えします。
「すべて置換」の注意点
以下に事例をご紹介します。
■上図の説明
左の図を右上図のように「●●ガイドライン14版」⇒「●●ガイドライン15版」へ修正しようと考え、「14」⇒「15」へ「すべて置換」を使用して差し替えました。すると右下図のように「14％」⇒「15％」、「114例」⇒「115例」になったりと変えるつもりのないところまで修正されてしまった。
恐ろしい・・・。
このようなことの無いように以下の４つをご提案しています
- 一度検索してから置換すること
- できるだけ大きなまとまりで置換すること（上記例だと「●●ガイドライン14版」まで入力するなど）
- ミニマムな置換が必要な場合は意識を集中すること
- 保存する前に置換したか確認すること
誤った置換は資料を閉じるもしくは「元に戻す」を20回（変更可能）で到達する範囲までなら元に戻すことが出来るので取り返しがつきますが、それ以降はどうしようもありません。
なので上記のようにチェックするマイルールを設定しておくとよいでしょう。
まとめ
「検索」と「置換」をマスターして質もスピードもレベルアップしていきましょう！！
コメント
[…] […]