スケジュールでタスク管理！タイムボクシング

タイムボクシングについて

Todoリストで業務を整理している方は多いと思います。

作業が見える化出来て、終了したらチェックをつけるという習慣はとても効率的だと思います。

しかし、Todoリストも万能ではありません。少し足りない部分があるわけです。

例えば、作業が複数になったり、〆切のない作業がある場合、

✔　そのタスクが埋もれてしまう

✔　タスクの多さに圧倒される

✔　やる気がなくなってしまうなど

作業が整理出来る分量であれば問題無いのですが、時間の外捻がないということでメンタルの部分や動機付けについて弱い部分があります。

また、作業の〆切のない資料作成などにおいて、もっとよくしようとか、不安で何度も資料の確認をしてしまうなど、人間は時間があればあるほどその時間いっぱいまで作業を行ってしまうというパ－キンソンの法則に陥りがちです。

完璧主義の人は特に陥りやすいものでしょう。

そのタスクひとつについてはよいことかもしれませんが、全体を考えると一つのタスクに力が入り他の業務がおろそかになってしまう可能性があります。

そこでご紹介したいのがこのタイムボクシングという方法です。

これは、タスクが発生した際、カレンダーアプリにそのタスクの作業時間を想定して予定として入れてしまうという方法です。

タイムボクシングのメリットについて

タイムボクシングには複数のメリットがあります。

以下にご紹介します。

複数のタスクに圧倒されたり見落としがなくなる

Todoリストだと、

リストに圧倒されたり、

何からしようというスケジュール調整をそこからしなければなりませんが、

タイムボクシングならタスクが発生した瞬間からスケジュールに組み込むのでそういった混乱がありません。

生産性が上がる

Todoリストだと簡単なタスクから片づけてしまいがちですが、

重要性の高いタスクの先延ばしを助長してしまう可能性がありますし、

簡単なタスクでも複数行うと疲れてしまいます。

その後に重要度の高いタスクを行っても生産性はあがりません。

タイムボクシングであれば、タスクが決まった瞬間スケジューリングできるので、コントロールすることが可能です。

おすすめは重要度の高いタスクは午前中に、単調な作業は午後にスケジューリングすることです。

脳のすっきりした状態で重要度の高いタスクに挑み、午後には手を動かすような作業や創造性を必要としない作業を振り分けましょう。

また、”重要だが緊急性がない作業”についてもスケジューリングしてしまっているので、やる気に左右されることなく対応出来るのでその点もメリットですね。

幸福度が上がる

スケジュールを組み、自己コントロール感が高まることで幸福度が高まるとされています。

神戸大学社会システムイノベーションセンターと同志社大学経済学研究科の研究で、国内2万人に対する大規模なアンケート調査の結果、所得、学歴よりも「自己決定」が幸福感に強い影響を与えているということがわかっているようです。

他人に左右されることなく、なあなあで過ごす時間なく自分で決めたことを行っていくというのはとても気持ちの良いことなのはお判りいただけるかなと思います。

作業をいつ行ったか記録が残る

Todoリストではチェックして消去していくことが基本ですが、自分の作業を振り返る際には困ります。

スケジュールについてはいつ行ったかスケジュールに残るので振り返ることが可能です。

マルチタスクがなくなり集中力が高まる

マルチタスクは集中力を低下させ、不安感を増幅させる可能性があるようです。

脳にも悪い影響があるようなので、シングルタスクを一つ一つクリアしていくことが良いとされています。

タイムボクシングでは基本的に一つのタスクを決まった時間で完遂させることが重要ですのでマルチタスクはなくなります。

タイムボクシングの具体的な方法について

Q1：タスクにかかる時間がわからないときは？

だいたいでいいと思います。ただ自分でできる最短の時間を入力しましょう！

基本的には30分区切りで設定すればよいと思います。

人間の集中力は20分、長くて30分くらいまでとされています。同じタスクでも30分で区切り5分以上休憩をとるようにスケジュールを組みましょう。

Q2：予定していた時間に作業が完了しなかった場合

また別の時間にスケジュールを再度設定しましょう。

毎週はじめと中日などにスケジュール全体の確認を行い調整を行えばタスクが遅れることもないでしょう。

Q3：緊急性があるものや重要な作業が発生した場合

リスケしましょう。

ずらせるタスクをずらして作業しましょう。緊急性や重要度によって予定の色を変えてみるのもよいと思います。

Q4：重要性の高い作業ばかりに押しつぶされそう

重要性の高いタスクばかりをおこなっていると、モチベーションも下がりますし、時間帯によって生産性が大きく変わってきます。

想像力の必要なタスクは午前中、単純な作業は午後に行うと生産性を高く維持できます。

重要なタスクは午前に考えるなどのスケジューリングのルールを決めておくとよいでしょう。

また、やりたいことや趣味などもスケジュールに入れておくことで重たいスケジュールにならないようにすることも大切ですね。

Q5：完了しなかったタスクを忘れて日々が過ぎてしまった

タスクの予定時間が終わった時点で完了していない場合は、次に行うスケジュールをリスケする癖をつけましょう。そうすれば忘れることはありません。

Q6：スケジュールアプリにお勧めはありますか？

私はGoogleカレンダーを使用しています。

そのほかのカレンダーをあまり使ったことが無いのですがパソコンやスマホなどいろんなデバイスからアクセス可能なものが便利かなと思います。