時間がないー！あれもしなきゃこれもしなきゃ・・・
お忙しそうですね。
そうなんです。次の社内企画の準備や説明会の準備、新規エリアの営業戦略の準備などいろいろあって・・・。
時間の管理って難しいですよね。Yさんはクラスタリングをご存じですか？時間を細かく細分化して管理していく方法なのですが。
初めて聞きました。でも、プレゼン資料や企画書の準備についてはまとまった時間がないと難しいんですよね。
そうおっしゃる方が多いのが現状ですが、実は時間を細分化した方が成果につながる、集中できる可能性があります。本日はそのクラスタリングについてご紹介するのでぜひお試しください。
時間に関する人々の誤解について
まず、一つの仕事をまとめてやったほうがよいとお考えではないですか？
はい。そりゃそうでしょ。まとめて一つのことを考えた方が集中できるに決まっているじゃないですか。
実はそれが一つの誤解です。
実は十分な時間がなくても一つの仕事を細分化して行うことでまとめた時間を使用した場合よりも良い結果につながる可能性があります。
旅行に行く際のトランクケースをイメージしてみてください。大きな塊を詰め込むよりも細分化して多数のかけらにして入れていった方が物をたくさん入れることができます。時間も同じです。24時間というトランクケースに仕事という荷物を詰め込んでいくのです。そう考えると多くの時間を詰め込むことができるでしょう。
それにまとまった時間がないと言ってずるずると先延ばししてしまうこともご経験があるのではないかと思います。
確かに・・・！実際経験があるし、物理的な考えとしては同意です。でもこれって集中力が一定と考えたときの考えですよね。
おっしゃる通り人間の集中力は事実一定ではないです。では、人間の集中力はどのように推移していくとお考えですか？
そうですね・・・、最初の30分くらいまでに徐々に集中力が高まっていってあとは少しずつ下がっていくって感じですかね？
上記のようにお考えの方が多いようですが実は異なるのです。
実は最初10分くらいでピークを迎え、30分くらいにかけて登り続け50分を過ぎると停滞。ラスト10分くらいでラストスパートとなるというのが実際のようです。ですので時間が長くなっても停滞の時間がだらだらと続くだけのようなのです。
そうなるとまとまった時間で行っても、自覚はないかもしれませんが集中力は停滞しているので能率はあがりません。
つまり、短い時間でも10分以上であればそれなりに仕事が行える、また、1時間以上の継続した仕事は効率が悪いというわけです。
実際のクラスタリング
では、クラスタリングを行うことについての意義をご理解いただいたところで実際にクラスタリングをおこなってみましょう。
クラスタリングの方法は以下の通りです。
仕事にかかる所要時間を見積もる
仕事にかかる所要時間を見積もるというのは実はとても難しいものです。最初のほうは自分の行う作業の始まりと終わりの時間を測ることから始めてみましょう。
自ずと類似した業務についてはだいたいの所要時間がわかってきますので、今後はその時間で見積もってみましょう。見積もった時間よりかかったなと思えばその分類の所要時間を修正して自分の時間を理解していきましょう。
その仕事に慣れてくる可能性もありますよね。
そうですね。その場合は逆に所要見積時間を短くしていきましょう。自分の成長も実感できてよいですね。
その日にとりかかるメインの仕事を決める
その日にとりかかる仕事について業務スタートまでにきめておきましょう。
そうすることでその日を「その仕事を行うぞ！」という頭にすることができます。会議などの他の決まったスケジュールも大切ですが、メイン業務を確定させることで、その日にやる必要のない業務が浮き彫りになってきますし、優先順位もつけやすくなります。
メインの仕事を作業ごとに細かく細分化する
先ほどのトランクケースの例にもありましたように4時間かかる仕事に取り掛かるのに4時間という時間をまとめてとろうとするとかなり現実的に難しいです。
そうなんですけど、分けたとしても1時間ずつくらいにはできるかもしれませんが30分や15分で区切るようにするのはさすがに難しいですよね。
それは時間で区切ろうとするからであって具体的な作業で区切ればそういったことにはなりにくいです。
旅行のスケジュールをイメージしてください。いろいろな観光地にいくには出発の前から下調べをして、行程を決めて、レストランやホテルを予約していきますよね。それらと同様に仕事に取り掛かる前にその仕事を細分化し、行程を決めて行っていくわけです。
例えばスライド作成の際は、スライドマスターの作成に5分、スライドの流れを考えるのに20分、必要なデータを集めるのに30分、データの根拠論文を一つ読むのに10分・・・etcといった感じでできる限り細かく分けていきましょう。
その細分化した業務の所要時間を見積もり、順番を意識しないものなどにおいては15分あればできること、30分あればできることなどに分類しておきましょう。
5分のものを組み合わせて10分としてもOKです。
そうすれば、今から15分空くな、と思ったときにその作業を当てはめればよいのです。
それらが積もり積もっていくことですべての作業が完了したときにその作業が完遂できることになります。
でも、見積時間からずれてしまったらどうすればいいんですか？また、途中から作業するのってさっきまでやってたことも忘れそうだしなんか非効率な気がするんですが・・・。
そうお考えの人は多いと思いますが、実は人間の脳は優秀です！
人間の脳は途中でやめた業務についてはそのタスクを考え続けてくれることがわかっています。
ボーっとしているときでも無意識ながらさっきまでやっていたことを考えてくれているのです。ですので、改めて作業に戻った時にアイデアがたくさん出たり、作業が早くなったりします。
また、途中までしかできなかったことについて、「もっとできたのに、、」と思うと、「早くあの続きをやりたい！」というモチベーションUPにもつながることになるようです。
自分のすきま時間を見つける
例えばあなたの1日が以下のようなスケジュールだったとします。
その場合クラスタリングをしないと会議前の30分は何もできないなとか、会議終わりの20分はもう昼食の時間だからランチにいっちゃおうとかお考えになると思います。
実際にこの時間でだらだらメールチェックしたり、机の掃除をしたり、近くの人としゃべったり・・・。こうやってすきま時間が積もり積もって業務時間の半分近くになる人も少なくありません。
う・・・。確かに・・・。
そこでクラスタリングを使えばよいのです。上記のようなすきま時間を一日のはじめないし前日の夜にスケジュール管理する際に見つけておきましょう。一日のタイムスケジュールで管理している場合はそのすきま時間をわかりやすくしておきましょう。
そして先ほど細分化した業務をパズルのように当てはめていけばよいのです。
＜本記事の出典＞
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