コンニチハ！
よくいる会社員Yは今、思うところがあり人間としての価値を高めるべく日々を過ごしています (｀＾´ゝ
よくいる会社員のよくある悩みについて少しずつ解決しようと努力しているところです。
今回の悩みは「パソコン内の整理」について。
TOPページがごちゃごちゃで、必要なソフトやファイルが見つけられなかったりした経験はございませんか？
あったはずのファイルが見つけられないとストレスですし、こんなことで時間をかけるのももったいないですよね。
そこで作業効率を上げるために何をすべきか。
それは整理整頓ですよね。
部屋やデスクの上などリアルの世界だけではなくパソコンの中も散らかってしまう時代です。
整理することですぐに必要なファイルなどを探し出すことが可能ですし、メールへの添付ファイルを間違えるといったミスも激減します！
つまり作業効率はかなり向上するわけです。
さらに、整理することでパソコンの立ち上がりも早くなるという話も！
これは起動時にデスクトップ上に保存されているファイルやフォルダのデータを読み込み、それらのアイコンを表示させるためファイルやフォルダの数が多くなるほど読み込まなければならないデータが多くなるため、散らかっていると、その分、パソコンの起動が遅くなるということらしいです。
こんなメリットばかりのデスクトップ整理！
私が実践している方法について以下にお話ししていきます。
不要なファイルの削除
まず、リアルの片付けでもよく言われる断捨離！不要なものを捨てていくことは整理整頓の第一歩です。
不要だと判断できるファイルは、どんどんゴミ箱にいれましょう。
もし、誤って消去してしまっても、ゴミ箱の中で該当ファイルを選択し「元に戻す」をクリックすれば復元できます。
また、ゴミ箱を経由せずに即座にファイルを消去したい場合は、ファイルを選択した状態でShift+Deleteと操作すれば完全に消去できますので、確実に要らないものは抹消していきましょう。
スタート・タスクバーにピン留めさせる
不要なファイルを削除したら、次はよく使うファイルをわかりやすい位置に配置しましょう。
デスクトップ上にわかりやすいように並べるのもよいのですが、「ピン留め」というとても便利な機能がWindowsパソコンには搭載されています。
ピン留めとはWindowsボタンを押してすぐのところにファイルが表示できたり、画面下のWindowsボタンや日時が表示されている下のタスクバーと呼ばれるところにファイルを掲載することが可能です。
ピン留めの方法は以下の通りです。
■ ピン留めの方法
① デスクトップやフォルダ内などすぐに表示したいファイルを選択
② 右クリックし、タスクバーにピン留めするピン留めしたらタスクバーに選択したファイルが表示されます。
さらにその選択したファイルは左から順にWindowsボタンと同時に1～0までに設定されるので押すとそのファイルを瞬時に開くことが可能です。
よく使うファイルはタスクバーにピン留めしておくとすぐに使用が可能で便利ですね
フォルダの名前を整理する
デスクトップで右クリックを押すと並べ替えという機能があります。並べ替えには「名前」「サイズ」「項目の種類」「更新日時」の順で並べ替えることが可能です。
ただ、各フォルダ内で更新日時などで並べ替えても良いと思いますが、デスクトップでのフォルダはメインで使用するためあまりフォルダの位置を変更したくないですよね。
そこで「名前」での並べ替えをおすすめしています。
この「名前」での並べ替えは基本的に数字・アルファベット・かな・漢字の順にファイルの順にならびます。
例でいうと0000.pptx、ああああ.pptx、aaaa.pptx、嗚呼嗚呼.pptxの４つのファイルがあった場合には
0000pptx、aaaa.pptx、ああああ.pptx、嗚呼嗚呼.pptxの順に並ぶということです。
また、Windows＋Dとコマンドするとアクティブウインドウがすべて最小化してデスクトップが表示されます。
そしてデスクトップにあるファイル名の頭文字を入力するとそのファイルを選択することが可能です。
デスクトップに掲載されていないファイルを呼び出したい場合はWindowsボタンを1回押して文字を打ち込めば検索ウインドウに入力され検索することが可能です。
なので、フォルダの頭文字はそれぞれ異なる文字としておくと、Windows＋Dの後に「1」と押せばそのファイルを選択できたりするためとても使いやすくなります。
フォルダにまとめる
フォルダは3階層くらいにまとめとくのがよいでしょう。
まず取引先や事業部ごとのフォルダを作成し、その下にプロジェクトごとのフォルダ、さらに下の階層にそれぞれのデータ形式や日付ごとのフォルダを作成するというイメージです。
それぞれのファイルは 3階層目のフォルダに保存し、 1階層目や 2階層目のフォルダにはファイルを格納しません。
また、 3階層よりもさらにフォルダの分類を細分化していけば、ひとつのフォルダあたりに格納されるファイル数は少なくなり、フォルダ内でファイルを探しやすくなるというメリットがあります。
しかし、目当てのフォルダまで行きつく手間が増えるため、かえって非効率になる場合もあります。このため、フォルダの構成は 3階層を基本とするとよいでしょう。
フォルダアイコンの変更を行う
フォルダのアイコンを変更できるってご存知ですか？これは右クリック＞プロパティ＞ショートカットタブの下の方にアイコンの変更を選択していただくと「ico」ファイルならば変更することが可能です。
■ フォルダアイコンの変更方法
① 右クリック＞プロパティ
② ショートカットタブの下の「アイコンの変更」を選択
③ icoファイルを選択
元から入っているアイコンでも良いですし、icoファイルへ変換してくれるサイトなどもあるので以下のサイトなどを使用して好きなイメージをアイコンにする事で一目で必要なファイルを見つけることが可能になります。
しかもデスクトップがおしゃれになるので一石二鳥ですね。
整理後の運用、ルール
整理したらそれで終わりではありません。部屋の掃除をイメージしてください！
最初はよいのですが2，3日してしまうとまた雑多になってしまうという経験がほとんどの人にあるはずです！
ここはファイル保存の際にルールを決めて習慣化していきましょう！
習慣化のポイントは過去に紹介した朝の習慣の記事を参考にしてみてください。
私の場合は以下のようなルールで運用しています。
① 名前の付け方を決めておく
② 名前をつけて保存する意識をつける
③ どうしても忙しいときは雑多ファイルを入れる保存場所を決めておく
④ 雑多ファイルを月曜の朝に整理する
名前の付け方を決めておく
私の場合は日付、内容のわかるファイル名、バージョンの順でつけています。
最初に名前をつけて保存する意識をつける
どうしても余裕がない時以外は、まずファイルを作成し始めた時点で一度保存しておくようにしましょう。
そうすれば保存し忘れてせっかくつくったファイルがなくなるなんてことはないですし、作成のし始めというのはまだ時間などに余裕があるでしょうから、ファイル名をつけたりすることも面倒くさいと感じにくいのではないかと思います。
一度保存しておけばあとはCtrl＋Sを作業の途中で都度押すことのみなので手間は少ないですよね。
どうしても忙しいときは雑多にファイルをいれる保存場所をきめておく
保存先がまとめられなかったり保存を忘れていたりしてとっさに保存しなければならないファイルは雑多ファイルを作成しておき、適当に保存出来るようにしておきましょう。
雑多ファイルを月曜の朝に整理する
3.ででてしまった雑多ファイルは余裕のあるときや必要なときに整理すればよいですが、それでも私の経験上溜まってしまうものです。
なので、自分で決めたタイミングでこのフォルダを整理する習慣をつけましょう。
私の場合は月曜の朝、パソコンをつけたらまずフォルダ整理を行います。
これはデスクトップの整理だけでなく先週やっていたことの頭の整理にも役立ちます。
月曜の朝のまだやる気が出ないときでも整理整頓くらいをウォーミングアップに利用すれば頭のも冴えてくるはずです。
まとめ
デスクトップ上に様々なファイルが雑多に置かれていると、必要なファイルをすぐに見つけられなかったり、ミスを誘発してしまったりするときに可能性があります。今回はファイルを整理整頓する具体的な手順を解説してきました。
デスクトップを整理整頓しておけば、作業効率もあがります。作業環境というものはとても大切です。作業環境を整える習慣を身につけてパフォーマンスを最大限に発揮しましょう！
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